表达技巧
引－
你会怎么做?
讲话竟会这样
没听李的演讲之前，谢里尔就已经为自己将要向高级管理层做报告而心神不定。现在她简直是被吓坏了。李在谢里尔眼中一直是个很有能力的家伙。今天的演讲开始时还过得去，可后来大家发现少了史蒂夫，一个本应在场的人竟然未被邀请。此后，这场演讲变成了一系列关于未来决策的讨论。谢里尔甚至都弄不清楚，李究竟要达到什么目的。他希望人们离开这里后做些什么呢？她为李感到难过，不过她不希望自己的报告也如此收场！她怎样才能避免他所犯的错误？她如何保证自己的发言是有意义的，而不是在浪费时间呢？
舞台和屏幕上的明星
刚看到一半，鲍勃就拿起遥控器把录相机关掉了。观看自己的发言远比想象中的更令人痛苦。他研究了听众、调研了演讲主题、明确了目标、花费数小时理出了合乎逻辑的结构，甚至让儿子把排练录了相。虽然花了这么多功夫，可他的发言还是枯燥无味。他把头埋在自己的笔记里。他没有使用视觉效果辅助工具。他围绕着演讲主题喋喋不休。没错，他懂的很多，可大伙都昏昏欲睡。幸好，鲍勃的自信心还没有丧失殆尽，知道自己在实际生活中诙谐、迷人，是一个讲故事的好手。那么，究竟是什么地方出问题了呢？有没有办法将他的个性在发言中能得以体现，从而激发起听众的兴趣呢？
冗长的报告
当布伦达在她的团队面前预演时，成员们都显得十分茫然。报告的内容很适合听众；研究结果也是无懈可击，有关研究方法的详细说明可以证明这一点；结构合乎逻辑，布局合理，数据资料丰富；语言清晰，视觉效果很有说服力；结论也经过了深思熟虑。布伦达的表达方式也表现得既优雅大方又热情洋溢。只是有一个问题--要花两个小时才能全部讲完，是规定的半小时的整整4倍！布伦达考虑多申请些时间。一个爱开玩笑的家伙建议她加快讲话速度。一名成员怀疑是否有必要让听众了解所有的细节，但多数成员认为应该将所有的工作情况包括在内。布伦达知道，即使她能申请到更多的时间，也绝不可能是一个半小时！她必须进行删节，可怎么删？删什么？每一部分似乎都很重要。
发言是许多经理工作的一部分。怎样使发言成功？本主题向你提供一些有用的信息：如何准备、排练、上台发言，从而达到你想要的结果。
目 录
第1章 核心概念
1、 发言的目的
2、 为发言做好准备3、
4、 确定内容和结构
5、 组织发言内容
6、 使用视觉效果
7、 预演
8、 有成效的发言
9、 回答提问
第2章 步骤
1、
准备2、 发言的步骤
3、 设计发言的步骤
4、 练习和评价的步骤
第3章 技巧
一、
为发言做准备的技巧
二、组织发言内容的技巧
三、制造视觉效果的技巧
四、有效发言的技巧
五、回答提问的技巧
第4章 工具
1、 预先计划工作表
2、 听众特点调查表
3、 背景情况研究表
4、 发言提纲
5、 后勤工作表
6、 反对意见预测表
第5章 自我测试
第6章 深入学习
第一章 核心概念
1、 言 的 目 的
发言是与他人交流信息的有力途径，是一个将听众聚在一起进行双向对话的机会。通过发言可以实现以下目的：
? 将你想让听众了解的信息传达给他们
? 对信息加以整理以满足特定听众的需要
? 为讨论有争议或有挑战性的观点提供机会
? 了解人们对某一情况或观点的反应
? 争取承诺和建立联盟
? 发出行动的号召
不同类型的发言
有许多种适合不同需要的发言类型，包括：
? 传递信息: 围绕计划、政策及程序进行交流。
? 销售：利益、特性及购买理由。
? 劝说：执行某一观点或路线的理由。
? 情况报告：项目、工作组或产品销售的进展情况。
? 产品演示：产品的操作方法。
? 商业计划或策略规划：下一步怎么办，? 目标? 是什么。
你的目的决定发言类型的选择。你还需要调整发言以适应：
? 听众的规模（大、中、小）
? 场合的正式程度
? 会议的频率（一次、偶尔、频繁）。
二、为 发 言 做 好 准 备
明确目的
你发言的目的就是你想要取得的结果，它可以是共享信息、讨论问题、接受建议、反馈或销售产品。目的是推动发言的原动力。在着手准备时要问自己："我为什么要做这一发言？"以及"我希望听众听完发言后做什么？"
? 你想告知、劝说还是推销？你想让听众理解、知晓还是采取行动？注意，? 如果你的发言是关于预算问题的，? 那么使听众理解和使听众投票赞成完全是两回事。
? 你想获得听众的承诺吗？
? 只将那些有助于达到目标? 的事例和细节纳入发言之中。省略任何与此无关的、分散注意力或干扰主题的内容。
你的目的还有助于你明确以下事项：
? 是否有必要做这一发言。
? 是否要在这一特定环境下向这些特定听众发言。
? 说什么和怎样说。
? 后续工作有哪些。
? 可能的反对意见。
了解你的听众
发言是一次你和听众之间互动式的对话。你对听众的了解越多，你的发言越会受到欢迎。你必须能回答以下问题：
? 他们是谁，? 他们与你的发言主题有何关系？
? 他们对该主题了解多少？他们需要了解些什么？
? 他们希? 望从这一事件中得到什么？从你的发言中得到什么？
? 他们对某一特定类型的发言习惯吗？
? 他们对你有多少了解？他们还需要了解什么？他们对你看法如何？
? 他们为什么要出席？是自愿的还是被要求来的？
? 他们的态度会怎样，? 会很热情？很礼貌？无动于衷？或者是怀有敌意？
? 还有其它的障碍、历史或期待需要考虑吗？
了解发言的背景
你不是在真空中发言。发言的背景对其被接受的程度有很大的影响。你需要注意以下事项：
? 发言的场合是正式的还是非正式的？
? 你发言时，? 听众是否刚吃完饭、刚喝过酒、刚下班，? 或刚参加完一项活动？他们的精神状态是疲劳的还是活跃的？上一次休息是在什么时候？
? 在你之前的讲话者是谁？之后是谁？这会对听众的反应产生什么影响？
? 你是不? 是这次活动当中、或者是这一天、这个上午或下午的第一个或最后一个发言者？
? 要求你回答问题或散发讲稿吗？
? 发言的时间有多长？你能在这个时间内将意思表述完整吗？
? 你是否需要根据设备? 情况对发言作出调整？
? 你对发言的物理环境有多大控制权？
三、
确 定 内 容 和 结 构
确定发言内容
许多人陷入过这样的困境：知道自己想要达到的目的，但苦于无法找到恰当的词句和观点。通常，最简易的办法是将工作分成几个步骤。
第一步：确定关键信息--即你想让人们记住什么、采取什么行动。这些信息直接来自于你的目的。将关键信息控制在5条之内并牢记时间限制。
第二步：找出支持信息的论据。要避免过分琐碎，并不要仅仅局限于陈述事实。
第三步：最后，确定何处应该吸引听众的参与、做出反应、表示认同或接受。
有了这些关于内容的初步想法后，你就可以对它们进一步加以提炼。考虑以下问题：
? 你选择的关键信息确实是最重要的吗？它们支持发言的目标? 吗？
? 所有层次的听众都能理解你提供的信息吗？
? 你的内容能说服? 听众同? 意你的观点吗？
? 逻辑关系清晰吗？
? 哪些论点需要进一步展开？
? 需要驳斥哪些对立的论点？
注意：发言中只需涉及那些有说服力的细节。如果对某一论点的效果没有把握，就去掉它。
四、
组 织 发 言 内 容
有了发言的原始材料，还需要将这些材料组织起来。条理清晰的发言可以使听众听起来毫不费力，也就大大提高了你达到目的的可能性。
所有的发言都由三部分构成：开场白、正文和结束语。
在开场白中使用一些"引子"来引起听众的兴趣和注意，如一段评论、一个问题、相关故事、声明或事例。在开场白中还应做到：
? 明确发言的目的。
? 树立个人威信。问自己："我在哪些方面能够得到这些听众的信赖？"然后，? 在这些方面多下一些功夫。或者，? 如果合适的话，? 请一位权威人士向大家介绍你的发言。
? 向听众阐述主题的重要性，? 即这个发言对于他们具有哪些意义？
? 预先介绍将要涉及的要点。
发言的主要部分是正文。在这部分你应该：
? 对主要论点进行明确的阐述。
? 结合相关的论述、举例及各种辅助资料，? 做到既保持趣味性又不? 分散注意力。
? 征询听众的建议，? 并对他们的需要和问题做出回答，? 从而? 使听众参与进来。
? 如有可能，? 征询反馈意见来检验听众的接受程度。
以强有力的结束语结束发言。这时你应当做的是：
? 开场白所提出的观点与结束语当中的结论要保持前后呼应。
? 总结关键论点。
? 推荐采取的行动。
? 建议达成一致意见。
? 取得承诺或接受。
? 结束发言。
如何增强趣味性
为使听众兴致盎然，可以在发言中点缀以下内容：
? 个人经历
? 比喻
? 幽默
? 事例
? 引语
? 插图
? 专家证明
? 统计数据
? 图表
? 听众的参与
? 你的活力、身体语言和目光接触
使发言更具说服力
将逻辑、感情和个人威信综合在一起来说服听众。你发言的说服力很大程度取决于自身的热情和对主题的信心。
一个发言应该多长？
通常，你的发言要符合他人的时间安排。例如，你被安排了30分钟向一位买主作推销演示。或者，时间由你来控制，你可以决定发言的最佳长度。以下原则对上述两种情况都适用：
? 发言的长度应当至少保证准确和完整地传达一条信息。
? 在规定的时间内，? 以能够清晰完整地传递信息为标? 准，? 确定发言的长度。
? 论点不? 在多而? 在于精。
? 如果所剩时间不? 足以将一个论点向听众讲清楚并使他们接受，? 留待另一次发言。
? 提前结束比最后没讲完或匆匆结束要好。
? 计划好万? 一发言时间被缩短，? 需要删节哪些内容。
五、使 用 视 觉 效 果
每个人都有其偏好的学习方式，但多数人对视觉效果所做出的反应比对单一口头表达所做出的反应要积极。
使用视觉工具来帮助听众：
? 集中注意力；
? 记住事实；
? 理解观点、关系或实物布局；
? 意识到你要转入一个新的话题
视觉效果有助于强调要点，并在以下方面尤其有效：
? 开场白。帮助听众将注意力集中到发言的目的上。
? 展示内容安排。列出将要涉及到的关键要素。
? 突出要点。使用令人难忘的语句或运用图表来阐明要点。
? 回顾内容结构。分析整个过程和相关要点。
? 结尾。结束时,将那些需要观众记住的信息用一种具有震? 撼力
的形式表现出来。
选择产生视觉效果的工具
制造视觉效果有多种工具可供选择，包括投影仪、幻灯片、计算机控制的幻灯机、活动挂图和讲义等。在进行选择时，你需要考虑灵活性、成本及恰当性。
媒介 优点 缺点
投影仪 ? 灵活 ? 容易制作 ? 室内的灯光方便目光交流 ? 适合于正式和非正式场合 ? 挂起和切? 换高射投影时显得笨拙
幻灯片 ? 容易制作 ? 适合于正式演讲 ? 需要花时间制作 ? 需要关闭灯光，? 无法与观众进行目光交流
计算机控制的幻灯机 ? 容易制作、更新和搬运 ? 清晰度无法保证 ? 会出现技术故障，? 需要有备? 用的投影仪
活动挂图 ? 灵活 ? 容易制作 ? 促进相互间的交流 ? 听众规模大时效果不? 佳 ? 运输不? 便
讲义 ? 对非正式和简短的发言有用 ? 方便记笔记和带走以供日后参考 ? 可以提供补充性的背景信息 ? 会吸引听众的注意力
如果你决定选择散发讲义的方法，无论是单独使用还是配合其它产生视觉效果的方法，你分发这些讲义的时间应当是：
? 发言之前，? 留给听众充足的时间吸收内容，? 或者
? 发言之后，? 听众有一份重点提纲可作回顾之用。
避免在发言进行的过程中分发阅读资料。这样会分散听众的注意力。
有效的视觉效果
不是所有的视觉效果都能起到提高发言影响力的作用。理想的视觉效果应当是：
? 简单的
? 以图形、图标? 和符号来强化或传达一个概念
? 使用关键词，而? 不? 是完整的一句话
? 每张幻灯片和投影只包含一个概念
? 每张活动挂图页上只包括3-6个观点
? 如果可能，? 使用彩图，? 但不? 要使用过多的色彩
六、
预 演
克服对发言的畏惧
即便是一个职业演讲家也会紧张。使发言获得成功的关键是学会如何控制畏惧情绪。
? 了解听众。
? 发言前通过电话认识听众，? 或在他们进入会议室时当面认识他们。
? 预料最可能出现的提问和反对意见。
? 做好身心准备? 。
进行发言预演
? 对你在现场需要用到的设备? 和视觉效果进行排练。
? 每次排练时都要预演发言的全过程。
? 预演时声音要大,如果可能，? 在朋友或同? 事面前进行。如果不? 具备? 这些条件,则对排练过程进行录音或录相。
? 预演要进行到使自己的发言听上去不? 是在背诵为止。
? 把精力集中于所要交流的主题和对交流的愿望上，而? 不? 要集中于你的笔记上。
身心做好准备
? 想象一幅发言大获成功的画面。重复? 一些积极的话，? 如"我很放松，? 一切? 准备? 就绪"等。
? 通过运用呼吸技巧、进行放松练习、使自己兴奋起来等方式减轻压力。
? 问自己"最坏的情况是什么？"，? 并做好应付这种可能的准备? 。
? 对紧张情绪顺其自然，? 不? 要试图用食物、咖啡因、药物或酒精来消除。
? 食物可能会难以消化或影响你的声音。
? 咖啡因使你喉咙发干而? 且使身体发抖。
? 药物和酒精会影响你的谈吐和敏锐性。
? 喝些热茶或温水可以令喉咙舒适放松。
七、有 成 效 地 发 言
一旦你真正站在听众面前，你就可以集中注意力尽量使发言吸引人了，因为这个时候你已经准备好了将要传达的信息和材料，你本人也处于良好的状态。这时如果你能在谈吐、声音控制以及形象塑造上采用有效的策略，那一定会取得最佳的效果。
如何使你的发言产生效果
? 以交谈的方式发言。
? 不? 要对着讲稿照本宣科。不? 到迫不? 得已的时候，? 不? 要照着笔记讲。
? 避免使用听众不? 熟悉的术语和行话。
? 面对听众进行目光交流。如果你可以做出选择的话，? 不? 要用讲台将自己与听众分隔开来。
? 如果想控制场面，? 引导听众参与或与听众融为一体，? 可以采用在听众中走动的方法。
? 观察听众通过非语言方式所做出的反应。
? 手势要自然、放松，? 不? 要把口袋中的钥匙或硬币弄得叮当响。
? 注意呼吸节奏。这样做能够帮助你放松下来，? 并避免发出类似"嗯"、"啊"这样的语气词。
如何有效地控制声音
研究显示，声音和语调占听众接受信息的1/3，所以在声音上花些功夫会产生积极的效果。
? 使你的语调自然，? 如日常谈话一般。
? 如果没有麦克风，? 讲话声音应大到每个人都能听清楚。预演时检查音响设备? 。
? 听众较多或空间很大时要使用麦克风。事先排练一下，? 确定一个合适的音量。
? 讲话时不? 要快得像打机关枪，? 也不? 要慢吞吞拉长腔调。排练时可通过录音或请同? 事来听的办法来得到反馈信息。
? 富有表现力：讲话的语调不? 要一成不? 变，? 应通过语调的抑扬顿挫来突出观点。
? 吐字清晰：每个词的发音要清晰。
如何树立积极的形象
你对所要传递信息的信心和执着可以从你的仪态和身体语言上反映出来。为使效果达到最佳，切记：
? 通过着装和仪表来表现自信。
? 面部表情要表现出对听众的兴趣。如果你太紧张而? 不? 能注视全场，? 就将目光集中于某一位听众身上。
? 与听众进行目光交流，? 并不? 断地保持这种交流。
八、答提问为提问做好准备
有些人以为如果没有提问，发言就很成功。但是，如果听众被你深深吸引、同你一起思考，他们很可能要向你提出问题。你要准备好回答他们的问题。
? 预测可能碰到的问题，? 注意听众关心的问题和你的发言可能打动他们的地方。
? 将你要讲的内容和其他人一起过一遍，? 问他们有什么问题。
? 让听众清楚你何时回答问题及其原因。
我应该何时回答提问 ?
在发言结束之后回答问题可以使你的发言更完整，使听众对内容有一个整体印象。这是一种常见的方法。
? 向回答提问阶段的过渡应当明确。
? 如果听众人数较多而? 且发言要录音，? 应重复? 问题使听众听清楚。
? 不? 要仅仅面向提问者回答问题，? 要通过向全体听众复? 述问题并给出答案来控制问答过程。
在发言进行中回答提问可以使大家注意力集中，并可以了解听众对你所传递信息的理解程度。但这种方法可能会使你对发言失去控制。
? 如果你选择这种方法，? 可以立即回答提问，? 也可以在发言间隙插入问题回答。
在发言进行中某一特定的时刻回答问题可以使你兼得以上两种方式的优点。当你想得到听众的反应或了解他们想法的时候可以使用这种方式。
? 如果你选择这种方法，? 一定要事先确定好这些时刻并且作好标? 记，? 这样你就不? 会忘记停下来征求问题。
如果你不知道问题的答案怎么办?
如果你不知道问题的答案，可以为提问者提供找出答案的渠道或主动提出为其寻找答案。
第二章 步骤
一、准备发言的步骤
1. 明确 目的。
你希望取得什么结果？你希望听众听完你的报告后做些什么？你的目的决定了你说什么和怎样说。
? 仔细研究你的目的。你是想告知、劝说还是推销？你想让观众理解、知晓还是采取行动？你希? 望听众何时采取行动、如何采取行动？
? 目的要清晰。你的目的越清晰，? 你设计的发言就越有可能达到这些目的。例如，? "我希? 望这些听众能够要求他们的下属参与第一季度系统试运行的首次展示。"
2. 选择与目的相匹配的 策略。
? 例如，? 推销产品应倾向于增强说服? 力，? 内容要涉及产品的特性、利益和竞争数据的比较说明。
? 只将那些有助于达到目的的信息纳入发言之中。省略任何与此无关、分散注意力或干扰主题的内容。
3. 了解你的 听众。
? 在发言之前，? 要了解听众的知识水平、兴趣和立场，? 以及他们根据你的发言采取行动的能力。
? 清楚你的发言能够带给他们什么。让你的发言以听众为导向是至关重要的。
? 如果你对听众不? 熟悉，? 请会议的联络人员提供背景资料。如果可能，? 试着与至少一名? 能代表听众特征的人进行接触。
4. 使发言适合 听众的特点。
? 例如，? 比起针对非技术专业中层经理的发言，? 针对技术专业决策层的发言应该包括更多量化的细节内容。
? 在听众成分多样化的情况下，? 要尽量谈及问题的不同? 侧面，? 以照顾到各类听众的兴趣所在。例如，? "这将对产品经理产生以下影响……，而? 对工程师的影响将是……"。
? 在听众怀有敌意的情况下，? 开场时强调大家共同? 关注的问题。如果可能，? 应化消极为积极。
? 为了给那些无动于衷、倦怠或饥饿的听众注入活力，? 应该以惊人的结论或生动的案例作为开场白。
二、
设计发言的步骤
1. 集思广益寻找灵感。
2. 确定内容和论据。
3. 选择 论点数量 , 使发言在规定时间内完成。
? 论点最好少而? 精。
? 如果你没有时间将一个论点讲清楚或让听众接受，? 把它留到下一次发言。
? 如果对讲话的长度没有把握，? 多准备? 一些数据、比喻或事例等辅助材料，? 如果时间不? 够可以省略掉。
4. 组织 论点。
? 为使听众思路集中，? 发言应始终保持逻辑清晰。
? 将最强有力的论点放在开始或结尾。不? 要将最好的观点埋没了。
? 开始时,说明你发言的大方向及需要证实或说明的事项。
? 正文部分用事例、视觉效果和趣闻轶事来支持主要论点。
? 在适当的间隔说明已经讲述的内容和将要讲述的内容。
? 结尾时，? 总结主要论点，? 提出结论。
5. 列出可能遇到的问题及反对意见，6. 并决定如何面对和回答这些问题。
7. 准备8. 视觉效果工具和辅助材料。
使用视觉工具来帮助听众：
? 记住事实；
? 理解观点、关系或实物布局；
? 意识到你要转入一个新的话题。
三、
练习和评价的步骤
1. 预演。
? 预演时练习使用你现场将用到的设备? 和视觉工具。
? 每次练习时预演发言的全过程，? 包括站姿、举止及如何使用视觉工具。
? 预演时声音要大。
? 预演要进行到使自己的发言听上去不? 是在背诵为止。
? 把注意力集中在所要交流的主题和交流的愿望上，而? 不? 要集中在你的笔记上。
? 如果发言是面对大量听众的公开活动，? 将练习进行录像，? 逐段仔细检查。
2. 发言前 收集反馈信息。
? 正式发言前，? 在试听听众面前预演并征询他们的反馈意见。试听听众应与真实听众的身份特征相近。例如，? 你要就某一主题向专家作报告，? 那么就找一位专家来试听。
? 尽可能从各个方面对发言进行测试，? 包括视觉效果、逻辑等。
? 你对这些听众产生了什么影响？
3. 在发言 进行过程中 进行评估。
? 从一些迹象中观察听众的反应，? 看他们是感兴趣还是不? 耐烦。
? 如果可能，? 请一个人坐在听众席间记录听众的反应。
? 你可以在发言结束之后立即记录听众的反应，? 那时你的记忆还很清晰。
? 注意听众所提的问题。这些问题也许表明了你的发言中有哪些地方需要澄清。
? 适当情况下可以问问听众的感觉。
4. 发言结束后进行评估。
? 评价发言的整体效果。目的达到了吗？听众很投入吗？记下好的方面和需要改进的地方。
? 向可信赖的听众征询反馈意见。
? 如果你要再次发言，? 可以从哪些方面对其加以改进？
? 你总结出哪些关于发言的经验和教训？
第三章 技巧
一、
为发言做准备的技巧
* 明确发言的目的——这将决定你发言中的所有因素。
* 尽可能多地了解你的听众和他们的偏见及期望。
* 从听众的角度提出你的主题。
* 调整你的发言内容以适应当时的环境背景--物理环境、时间和可能会影响你的听众的正在发生的重大事件等。
二、
组织发言内容的技巧
*在整个过程中，要保证你的发言逻辑清晰。
*将最强有力的论点放在开始或结尾。不要将最好的观点埋没掉。
*开始时说明你发言的大方向及需要证实或说明的论点。
*在适当的间隔说明已经讲述的内容和将要讲述的内容。
*结束时，总结主要论点，提出结论。
三、
制造视觉效果的技巧
·使用简短的文字，每张幻灯片不能超过六行字。
·要斟酌你所使用的词语。
·要尽可能地使用图形。
·不要使用竖行字。
·每张幻灯片最多使用两种大小的字体。
·对于没有先后顺序的内容，使用项目符号而不要使用数字编号。
·使用大写字体和小写字体。只有在题目和缩略语中才全部使用大写字体。
四、
有效发言的技巧
·不要对着讲稿照本宣科，讲话时可以参考笔记。
·面对听众进行目光交流。
·如果想控制场面、引导听众参与或与听众融为一体，可以采用在听众中走动的方法。
·不要把口袋中的钥匙或硬币弄得叮当响。
·手势要放松、自然。
·有效地控制说话的声音。
·把注意力放在你要讲的内容和你的听众身上。
五、
回答提问的技巧
·如果你知道答案，要回答得清楚简洁.
·如果你不知道问题的答案，可以为提问者提供寻找答案的渠道或主动提出为其寻找答案.
·对可能遇到的问题或争议进行预测，不要拒绝回答或者掩盖问题.
·如果观众的提问开始打断你发言的主题内容，可以在白板或笔记本上将这些问题记录下来，在会议结束时再对其进行回答。
第四章 工具
哈佛管理导师--表达技巧辅助工具
预先计划工作表
使用这个工作表可以帮助你对发言内容进行规划。
主题:
应何要求:
目的
如果你的发言取得了成功，直接结果将是什么？
主要内容
从你的发言中，听众必须要了解和记住什么？
1.
2.
3.
4.
5.
论据
什么事实证据能支持你的主要信息？
信息1
信息2
信息3
信息4
信息5
?版权所有：哈佛大学校长和教师及其许可人。1998 中文版本由北京光华管理研修中心翻译并制作
哈佛管理导师--表达技巧辅助工具
听众特点调查表
当你为发言做准备工作时，向自己提出以下与听众有关的问题。
问题 备注
1. 听众是谁，他们和你的发言主题有什么关系？
2. 他们对于发言的主题了解多少？
3. 他们想要知道什么？
4. 对你发言中的重大事件，他们的期望是什么？
5. 他们了解你吗？他们可能还需要知道什么？
6. 他们对你或你所代表的组织有什么看法？
7. 他们是出于自愿还是被迫听你的发言？
8. 他们愿意接受吗？有热情吗？有礼貌吗？是否怀有敌意？对你的发言是否缺乏兴趣？
9. 有没有其它你需要考虑的障碍、历史或期望？
10. 什么样的表达技巧最能吸引听众的注意力并有效地表达你的观点？ (例如：证明、个人经历或多媒体手段)
?版权所有：哈佛大学校长和教师及其许可人。1998 中文版本由北京光华管理研修中心翻译并制作
哈佛管理导师--表达技巧辅助工具
发言提纲
一旦你计划好了所要讲的内容，可以使用这张工作表帮助你对这些内容进行最有效的组织，明确哪些视觉工具和辅助材料可以增强表达效果，还可以估计你的发言所需要的时间。如果发言超过了规定时间，你必须调整发言内容。
发言内容 视觉工具/辅助材料 时间
开场白 ·阐明目的。 ·简述要点。 ·吸引听众的注意力。
正文 ? 表达你要讲的主要内容。
结束语 ·总结你的发言内容。 ·鼓励听众采取行动。
?版权所有：哈佛大学校长和教师及其许可人。1998 中文版本由北京光华管理研修中心翻译并制作
哈佛管理导师--表达技巧辅助工具
后勤工作表
发言之前填写此表，确认你没有忘记任何需要准备的细节。
发言主题:
日期:
发言人:
发言地点:
会议联系人及其电话号码:
现场联系人及其电话号码:
与会人数:
需散发的材料:
现场布置
礼堂 马蹄形 讲台
教室 休息间隔 舞台
会议室 桌子：冲前面、侧面或者背面摆放
其它：
设备和装置
计算机 电源线 录像设备/放像机和监视器
投影仪/备用灯泡 活动图表/磁带/记号笔 电话线
放置投影仪的桌子 LCD幻灯机 话筒
其它设备
?版权所有：哈佛大学校长和教师及其许可人。1998 中文版本由北京光华管理研修中心翻译并制作
哈佛管理导师--表达技巧辅助工具
反对意见预测表
发言之前填写此表，来预测可能出现的反对意见或问题并准备恰当的应对方法。
听众成员/群体 普遍的问题或反对意见 可采取的应对方法 (告知、说明和解决)
?版权所有：哈佛大学校长和教师及其许可人。1998 中文版本由北京光华管理研修中心翻译并制作
第五章 自我测试
问题1：下面的哪一项策略不能帮助你做好发言的身心双方面的准备？
想象一幅发言大获成功的画面。重复一些积极的话：如“我很放松，一切准备就绪。” 为了发言的成功，在精神上保持兴奋状态。 在发言前一小时，喝一杯咖啡或茶。
问题2:你选择的发言类型取决于 。 这次发言的正式程度。 发言面对的听众是谁、你要讲的内容以及你将怎样表达。 到会听众的人数。
问题3:当你考虑什么将帮助你实现发言的目的时，哪一项是你必须牢记的“不要做”的指导意见？ 不要像平常说话那样发言，要使用笔记。 不要仅仅谈论事实。 不要说明在你发言之后希望产生的结果。
问题4:大多数专家认为, 在发言中很重要的一点是控制你要讲的内容和主要观点的数量。大家公认应包含的主要观点的数量是几个？ 三个 五个 九个
问题5:发言的开场白有四个组成部分：1) 向听众阐述主题的重要性；2) 树立个人威信；3) 预先说明将要涉及的要点。第四个组成部分是什么？ 对主要论点进行明确的阐述。 明确报告的目的。 散发所有有关的辅助材料。
问题6:在你发言的主体部分，哪一种是使听众参与进来的有效方法？ 征询听众的建议和问题。 使用视觉工具，比如投影仪，来阐述你的主要观点。 发给听众一张表格，听众可以在这张表上记下与你讲述的内容有关的问题，以便在最后的提问阶段使用。
问题7:一次发言应该进行多长时间？ 一般来说，发言应该不超过一个小时到一个半小时。 要达到你发言目的所需要的时间。 至少是清楚和完整地表达一个论点所需要的时间。 窗体底部
问题8:在发言进行过程中，什么时候是散发讲义或有关材料的最合适的时间？ 在发言开始以前。 在发言进行中。 在发言结束以后。 在发言开始以前，或者在发言结束以后。 根据你发言的目的，在发言开始以前、进行中或结束后散发讲义或有关材料。
问题9:发言中的哪些因素能够最有效地使内容的表达和期望的结果最有说服力？ 专家证明、统计数字、图表等视觉工具以及听众的参与。 个人经历、事例、幽默和比喻。 将逻辑、感情和个人威信综合在一起。
问题10:当你不知道某个问题的答案时，你有什么有效的办法处理这种情况？ 窗体顶部 记住提问人的名字，并记录他们所提的问题，邀请他们在你发言结束后一起讨论。记住，不要回答说你不知道。 首先说明这是一个好问题。承认你不知道答案，然后进入下一个问题。 为提问者提供寻找答案的渠道或主动提出为其寻找答案,或者询问观众中是否有人可以回答这个问题。
答案：
1 尽管在任何发言之前常常备有咖啡和茶，但是普通的茶和咖啡都含有咖啡因，它们可能会使你的喉咙发干，还可能使嗓音颤抖。 药茶或温水将会使你的喉咙放松。想象一幅发言大获成功的画面。重复说一些积极的话，比如“我很放松，一切已准备就绪” 等。
2 你对发言类型的选择取决于你在这次讲话中的目的。 在选择了适当的发言类型之后，考虑听众的规模、发言的正式程度和会议召开的频率就是很重要的了。
3 你必须牢牢记住“不要做”的指导意见是：“不要仅仅谈论事实。” 虽然事实对于你论证观点和达到目的很重要，但是一定要记住：事实本身并不是目的。另外，谈论太多的事实会使信息过滥。因此，在发言时你要控制所讲述事实的数量，并且避免讲述过多细节。
4 争取将你的主要内容和论点控制在五个以内。 大多数成年人回忆重要信息的记忆限度是三到七个。并且，你的内容越复杂，你所讲的论点就应该越少。
5 第四个组成部分是用清晰简洁的文字明确发言的目的。这实际上是你应该做的第一件事情。
6 征询听众的建议和问题，然后解决他们的问题及需要会使发言变成真正有互动作用的过程。 什么时候征询听众的建议和问题完全取决于你自己。在非正式发言中，你可以鼓励听众随时提出建议和问题；而在较为正式的场合，你可以在发言开始时告诉听众什么时候可以提出建议和问题。无论哪种方式，当听众知道他们的意见和问题将得到考虑时，他们会更加专心地听你的讲话。
7 一次发言持续的时间至少应该足以清楚和完整地表达一个论点。 在考虑发言所需要的时间时，使这次讲话能在规定的时间内结束同样很重要。记住，如果你没有时间将一个论点讲清楚或让听众接受，就应将它留到下一次讲话。
8 为了获得最佳效果，可以在以下两种情况下散发有关材料： ? 发言之前，? 留给听众充足的时间吸收内容，? 或者 ? 发言之后，? 听众可以有一份重点提纲作回顾之用。 一般而言，要尽量避免在发言进行中散发有关材料。因为这样会分散听众的注意力。
9 发言的说服力很大程度上是你自己的热情和对主题的信心的结果。在发言中将逻辑、感情和个人威信综合起来可以使你的发言更有说服力。 其它选择，比如专家证明、视觉工具、个人经历、统计数字、事例及其它重要因素可以使你的发言更有趣味性。 相信你发言的内容并且将你的信心表现出来！
10 如果你无法答出听众的问题，那么就要为提问者提供寻找答案的渠道或主动提出为其寻找答案, 或者询问听众中是否有人可以回答这个问题。 不要回避、拒绝或掩盖任何问题和争论。
第六章 深入学习
最新哈佛管理信息
1996年10月号
完善发言之关键：分析听众
迈克尔 哈特斯利（Michael Hattersley）
发言在企业生活中已是无处不在，它对个人的职业生涯也极为关键。
在某些公司，如果不借助幻灯机和大量的幻灯片，你向两个以上的人阐述某种思想或计划是根本不会打动他们的。许多公司对发言的形式执行着严格的规定要求，同时，软件商们又从相反的方向推波助澜，对其产品进行似乎永无尽头的反复修订，以求视觉效果更加明快、更扣人心弦。尽管如此，发言的失败通常并不是因为发言者形象不佳、陪衬过多、或者在讲台上畏畏缩缩的作风引起的，而是由于事先准备的功夫没有到家，他们还应该对听众及其可能作出的反应进行深刻详尽的分析。以下是进行这一分析的7个步骤：
1. 界定你的听众--通常是听众群体
不，听众不仅仅是一张罗列了所有到会听你发言的人员的名单。你的听众包括你希望其采取行动的那些人，包括你希望不再干预你工作的上司以及可以实现你提出的生产目标的员工等。几乎在每一次发言中，次要听众的支持--至少是保持中立，将对你实现目标非常重要。在做出决定之前，你的上司会咨询谁的意见？哪些个人或团体对员工的工作态度比你具有更大的影响力?
花些时间列出可能会对你的提议产生影响或受到你的建议影响的重要听众的名单。将他们划分为主要听众--关键决策人和你需要其直接支持的其他人员，以及次要听众--那些会受到你的计划影响的人员以及那会对决策人产生某些长期影响的人员。
2. 问问自己：对这些听众采取什么方式比较合适?
你是在向他们灌输还是在向他们询问？大多数商业交流都介于二者之间。你在向某个上层委员会提出建议时需要采取某种方式，在向你的下属团队分派任务时则需要采取另一种方式。在《管理交流指南》（Guide to Managerial Communication）一书中，玛丽蒙特（Mary Munter）为采取何种方式提供了一个有用的概念基础。
从垂直的角度考虑，你应从两层含义上设计你对内容的控制程度：你对必要信息的掌握程度，以及你对推动主题问题有多大的执行权。从水平的角度考虑，说明为了取得你所希望的成果，你需要听众多大程度的参与。正如蒙特所说："你控制得越多，听众的参与就越少；你控制得越少，听众的参与就越多。"
以下是一些选择正确方式的经验法则：如果你完全拥有必要的信息与威信时，可以采用"灌输"的方式--当然态度要礼貌，例如，当你指示某个下属完成某项日常工作时；如果你掌握了信息，而你的听众握有最终决策权，可以采用"劝说"的方式；如果你正努力就某一特别行动方案寻求一致意见，可以采用"咨询"的方式，例如，当你需要说服同事支持你向高级管理层提出的建议时；如果你的观点只是众多观点之中的一个时，可以采用"加入"的方式，例如，当你代表你的部门出席某个跨部门的战略会议时。
总的来讲，对下属，你可以灌输，对上级，你需要加入。但也并非一贯如此：你可能需要从你的下属那儿吸纳意见（咨询），或者游说你的上级做出某项有利的决策（劝说）。
3. 问问自己：他们可能对我的提议采取什么态度?
如果你对听众的界定足够详细，4. 那么对上述问题的回答就可能是：听众的成份是混合的。一部分听众对提议持支持态度，5. 另一部分听众持中立态度，6. 还有一部分听众持反对态度，7. 这种情况并不8. 少见。对那些已经支持你的听众--即那些对你持积极态度的人，9. 需要说明行动计划并激发他们的热情。让这些人知道他们非常重要以及他们可以做哪些事情来表示对你的支持。持中立意见的听众是最容易用道理说服10. 的，11. 与他们分享事情的进展情况并共同12. 分析是什么促使你相信这是一个好主意。持反对意见的听众可能永远也不13. 会积极地支持你，14. 但通过表示你理解他们的观点并解释为什么你仍然相信这一计划，15. 你也许会促使他们转变到中立的立场。
在这一阶段的分析过程中，16. 要十分关注个人和团体的动机。某些人支持你也许只是因为他们是你的朋友，17. 不18. 要让这一点误导你对更广泛的听众的态度产生一种虚假的安全感。听众中的某些人反对你的提议可能并不19. 掺杂任何感情因素。与这些人打交道，20. 要坦率地表明你的意见，21. 你会因此得到最好的帮助，22. 在此过程中，23. 要承认他们的意见和所担心的问题。
还有某些人反对你，24. 只因为他们不25. 愿看见你即将获得成功--他们可能是害怕被你超越的上司、你的平级同26. 事或者干脆就不27. 喜欢你的同28. 事。这种反对意见是最难克服29. 的，30. 因为反对者不31. 可能承认他们持反对意见的真实意图，而32. 且可能想出非常稀奇古怪的原因来拒绝你的计划。对付他们有两种策略：第一，33. 吸纳他们的建议，34. 共同35. 分享荣誉，36. 或支持他们去争取某个必然的成功，37. 这样也许可以给这些人一个台阶下；第二，38. 取得这些人的上级的支持。
39. 问问自己：他们已经知道多少?
对听众而言，没有什么比拿已经很熟悉的题材来炒冷饭更让他们感到无聊的了，也没有什么比让听众绞尽脑汁地去猜度发言者的意图更让他们感到沮丧的了。你至少需要收集多大的信息量才能为你的论题打下基础？他们还需要哪些其它信息来理解和评判你的提议 ?
40. 问问自己：我的提议对他们有益吗?
很显然，这与第三个步骤有关，直指听众分析的要害。成功的经理人会设身处地为将要听取他们发言的人着想：如果你是他们，什么能促使你采取支持的态度？准确地讲，他们将如何受益？一般的可能性包括因此获得更多的金钱或声望、节省时间、巩固友情、获取职权、避免争端或尴尬、提高地位、使工作变得更容易，以及因此能够位列赢家行列等等。
在最坏的情形下，你看不到显而易见的好处，你传达的信息看起来像个十足的坏消息。这正是你需要进一步思考的问题：为什么这一消息或提议对我的听众没有好处？回答了这个问题，你至少可以表明你理解并同情他们的观点。要寻找减轻这一打击的方法。你能证明你的主意是矬子里拔将军，而其它的选择方案会更糟吗？能够让人们对事情将来也许会有所改观抱有希望吗?
41. 推销利益，而42. 不43. 要推销特色。
太多的经理人相信，逻辑的绝对力量将说服其他人支持他们的提议。大错特错。只有在理性说服的方式能够使你的听众确信你希望他们采取的行动符合他们的利益或能带来更大好处的时候，这种方式才会发生作用。
这意味着要推销利益，即听众会得到什么，而不是推销特色，不管那些特色在你看来是多么令人着迷、重要或出色。例如，顾客可能对某个新的管理信息系统（MIS）的潜在技术毫无兴趣，而你对这一技术的复杂性了如指掌并为之着迷，但是顾客非常感兴趣的可能是这一系统会为他们节省时间与金钱。
44. 确保你的发言结构适合你的听众。
对自己的远见卓识完全自信的经理人通常会有一种道出一切的迫切心愿，这种迫切心愿是可以理解的。别试图这么做。一个听众只能吸收一次发言中的几个关键论点。要确保你在发言中明白指出了你希望被人们记住或突出的关键点。
高中的演讲老师总是喜欢说："告诉听众你要讲些什么，然后便进入正题，最后再总结一下你讲过的内容。"开门见山，这是一个好建议。当你的开场白结束时，你的听众就应该能够准确理解你的意图。只有假设听众知道你的大方向，他们才能跟上你的思路。接着，在你继续向下进行时，要清楚地表明每一个观点在你整个论述中位置。
有效的发言要实现两个目标：推销你的提议会带来的利益，并中和反对意见。实现目标的顺序取决于听众的态度。如果他们普遍持反对意见，你就需要立即应付这些反对意见。如果你没有赢得听众的全部注意力，你最有力的论点也会毫无效果。在持反对意见的听众知晓你在某种程度上理解并分享他们所关心的问题之前，你的提议将很难得到贯彻。
如果听众的反对很婉转，如"或许有更好的解决方案"，或反对意见在听众有机会进行深入思考或与他人交流意见之后才出现，那么只有先解释你的方案的优越性，再处理这些反对意见。化解反对意见的最好方式通常是，提出与你自己的提议同样合理但稍有缺陷的待选方案。这可以表现出你的判断是多么客观与成熟，同时又可以让你指出代选方案不利的一面。当听众对你的计划的看法甚为复杂时，这种方式就显得犹为适合。不管听众是否同意你的意见，他们都会感到自己参与了问题的讨论。
适当的结论可以告诉听众你对他们讲了些什么。完美的结论应当着眼于未来，向听众强调采纳你的意见会带来哪些利益。结论也应概述接下来所应采取的步骤，表明你不仅知道往何处去，而且已有实现目标的计划。同时，你还要明确表示你的发言已经接近尾声。听众通常会非常注意你的开头与结尾，对中间部分则较少关注。让听众知道你的发言即将结束为你提供了一个向听众阐明主要观点的机会，因为听众在这个时候注意力最集中。
